エンジニアのみなさん、お疲れ様です。
前回の記事からだいぶん空いてしまって、やっと書けて良かったなと思います。
あ、、、初めて訪問した方には全く伝わらないですね(笑)
気を取り直して(笑)
エンジニアとしての資料作成のエチケットを今回は紹介してみます。
社会人としてこれからって方にはぜひ見てもらえたら少しは役に立つかなと思います。
それでは！よろしくお願いします。
〇エチケットとは？
まず、冒頭部分で言った、「エチケット」とは改めて何でしょうか。
はい、ググってみると、、、
エチケットとは、礼儀作法のこと。のようです。。。他人事のようですね(笑)
僕も最初、派遣先の上司からいつものように僕が作成した資料について、お叱りを受けた点について、「これくらいはエチケットだ。」と言われました。
エチケット？って何？？？(笑)
ってなりました。まあ、指摘された点から考えて何となくわかりましたが。
僕なりの言い方だと、つまり「思いやり」だということです。
作成資料を提出された側、メールを受信した側の立場になっていますか？ということです。
では、次に具体的に見ていきましょう。
〇エチケット例１：A1にセルを置いた状態で保存する
早速、上の書き方じゃわからないですかね。。すみません。。
やっていることは簡単で、エクセル資料の編集を終了するときに、各シートのカーソルをA1セルに揃えるということです。
これがどういう意味かというと、そのエクセル資料を受け取った側からすると、さまざまな場所を編集しっぱなしの状態で提出するというのは、失礼さがあるということです。
ときどき見かけると思いますが、とんでもない場所にセルが置かれた時点で保存されているため、別の人がその資料を開いたときにわざわざ最初に戻って見る必要があります。
なんでもそうですが、やりっぱなしというのは印象が良くないですよね。会社の備品を我が物のように使い終わったら元の場所に戻さず、置きっぱなしだと次に使う人がよい気分ではない人がいると思います。
もしくは、セルが中途半端な位置にあるせいで、大事な情報を見逃されてしまう恐れもあります。あとは、一番最初のシートを表示した状態で保存することもエチケットですね。
ただし、僕的には例外があります。どんな場合かというと、IT業界に来て多く感じたのですが、印刷して外部に提出するための手順書などです。表紙や目次が最初にある資料です。
そんなときも何も考えずに表紙が表示されるようにしているのは、違うかな～と感じます。
一度作成したものの表紙を毎回見ないですよね？逆に失礼さが増すような気がしています。（僕個人的な考えに偏っている可能性もあります。。）
まあ、これが良いかどうかは少し置いといて、そうやって次の編集者や、見る人の立場で考えられる思いやりを持ちましょう！ということです！(笑)
〇エチケット例２：適宜マークや目印を付ける
これは、エクセルだけではないんですが、ITエンジニア、インフラエンジニアをやっているとエクセルの膨大な資料を編集、修正することがあります。
そんな何ページもあるような資料を修正して、他の人に見てもらおうとした場合、受け取った方はどこを修正したかわからないですよね？膨大な情報が載っている資料を一から探して違いを見つけろということでしょうか。
それは、失礼ですよね(笑)というか上司や先輩は、おそらくその状態では見てくれません。
だって、そんな時間無い場合が多いですからね。
僕も幾度となく一瞬で提出資料を突き返されました(笑)
つまり、相手に見て欲しいところ、修正したところを赤字にしてみたり、挿入で吹き出しなどのコメントを付けて必要なところだけを見てもらうようにすることです。
よくよく考えれば普通の事ですよね？でも僕が経験してきた多くの新米エンジニアで、できていない人がいました。もともとは、僕もそうでした。。。(笑)
〇エチケット例３：自分なりの考察を入れる
ここまでなると、少しステップアップした内容かなと思います。
例えば、僕の場合ITエンジニアの前職のころから多かったのですが、何かを測定したり検証したりすることがあります。当然、その結果を先輩、上司に簡単な資料なり、メールなりで報告しますよね。
そんなとき、よくある（たぶん、、）のが、結果だけポンっと報告することです。これはエチケットも欠けていますが、エンジニアとしても成長しないと思います。
結果だけよこして、あとはこっち（報告された側）で考えろと言っているようなもんです。
結果から結論を導き出すのはなかなか難しいこともあるでしょうが、結果からわかることはきっと何かあるはずです。
何も考えずに、測定だけして結果が出ました、、、ではプロではないんです！（超個人的考え）
ここは、こういう結果だったからこういう可能性がある、とかなぜこういう結果なんだろう、とか疑問が湧いてくるはずです。そうした要素などを一緒に報告すると、先輩・上司も間違いを指摘してくれたり、一緒に調査、考えてくれたりしてよりよい方向に進んでいくと思います。
ぜひ、以上のことを意識していくと、自然とステップアップしていくと僕は信じています。
では、今回は以上とします。今回は、割とマインド部分でしたが、ここは普段から意識していないと身につかない部分かと思いますので是非参考にしてみてください。
ここまで読んでくださって、ありがとうございました。次回からは、僕がブログを開設してから一回も更新していなかった(笑)技術成長記録を更新していけたらなと思っていますので、
興味のある方は、サイト上部の「技術成長記録」をのぞいていってください！
よろしくお願いします！
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