エクセル作業が速くなる!デキる人に見られる小技を紹介。その1

仕事ノウハウ

〇甘く見てはいけないエクセル

みなさん、こんにちは。早速ですが、仕事をする上で甘く見てはいけないエクセル作業の話です。
別に甘く見てはいないですかね(笑)。。失礼しました。
しかし、これから紹介する小技というか、エクセルの機能は、必ず仕事の効率アップに繋がり、
よく知ってるな~と周りに感心されるようなものだと思いますので、
特に、新人のエクセルを普段使用している人たちには必見!な内容もあると思います。よろしくお願いします。

〇マウス作業をキーボード作業へ置き換える

基本的には、マウスでポチポチとするところをキーボードでバチっと一発でやっちゃうショートカットが多いです。
まず1つ目、、

名前を付けて保存「Alt」+「F」+「A」+「Y1」

みなさん、エクセルファイルを名前を付けて保存しますよね?どうしていますか?
まさか、マウスで画面左上のメニュー「File」→「名前を付けて保存」ってクリックしてないですか?





やっぱり!そうですか!(笑)
キーボードで一瞬で出来たらカッコよくないですか?いや、それもあるし、少しでも速いほうが良いですよね!

そこで、代わりにキーボードで、「Alt」+「F」+「A」+「Y1」と押してみてください。
あっという間に任意の場所に保存する画面が表示されます。
具体的にどうなっているのか説明します。

まず、「Alt」って普段使っていますか?そもそも初めて知ったという人もいますかね。
僕はめちゃくちゃ使います。めっちゃ便利だと思います。
エクセル画面で「Alt」と押してみてください。そうすると、

こんな風に上部のメニューバーそれぞれに灰色のアルファベットとか数字が付きましたよね。
そうです!基本的にAltは、セルに入力するところから、メニューバーに遷移するのです。
だから、「ファイル」の下に「F」と表示されているので、「F」を押すと、、、

「名前を付けて保存」のところにある「A」を押すと、、、

任意の場所に保存するために、「参照」のところにある「Y1」を押すと任意の場所に保存する画面が表示されます。

ちなみに、↑の画像はOffice 2016の画面なので最後の「Y1」がちょっと手間です(泣)。。。
Office 2010とかそれより前のものを使用している人は、なんと!「Y1」が不要です。
たぶん、マウスだと2秒くらいかかるかな?それが、慣れたら一瞬です!

2秒くらい大したことない??いえいえ、そんなことないです。塵も積もれば山となります。
あと、メリットとしては、キーボードとマウスを行き来する手間が省けます。
作業がスムーズにいくはずです。

エクセルの小技で紹介しましたが、実は、、エクセルだけじゃなくて、
たいていのファイルに通用する技なんです!例えばメモ帳だと、
「Alt」+「F」+「A」でいいし、インターネットで調べたページがときどき.pdfのものがありますよね?特に技術的な記事とかに多いです。メーカのマニュアルとか製品の仕様書とか。

これらをインターネットのブラウザから自分のPCの保存したいときにも使えます。

僕もこれを使っていると、この小技を知らない人からは何が起こっているかわからない表情をされることもあります(笑)
「なんで急にこの画面になったの???」とか。
そのとき僕は、「やったぜ!」と思っています(笑)

一番のミソは、「Alt」です。これだけでいろんな作業が広がります。

つづいて、、、

セルを値だけコピーする!

下の画像のような場面、あるセルを文字だけ使いまわしたくて、別のセルにコピーするとき、「Ctrl」+「V」ではうまくいかないですよね。
文字の大きさとか、フォントの太字とか、セルに罫線を設定していたらそれもくっついてきちゃいますよね。

「Ctrl」+「V」だと↓みたいに。。。

本当は、こうしたいっっ!!

そんなときは、コピー先のセルを右クリックして、値のみ貼り付けをします。

でも、これをもう少し一段階速くしてみましょう。
セルを右クリックまでは一緒で、そのあと左手で「V」を押してみてください。
見事に一瞬で値のみ貼り付けができちゃいます。
つまり、右クリック+「V」です。これだけでマウスだけでやるよりも格段に速くなります!

もし、値だけ貼り付けのときの場面がイメージ付かない人、↓の画像をみてください。
もし、ある表の山田さん(B3セル)を表外のE3セルにコピーしたいとき、、、

「Ctrl」+「V」だと、、

E3セルに表の罫線がそのまま残って、変な感じになって罫線をクリアしないといけないですよね。

仮に、これで資料を作っていくと、必ず報告した上司や先輩に突っ込まれます。。

こういった細かいことですが、ビジネスで差をつけていくことができると思います。

実は、本当はもう一段階レベルアップできるのですが、また次回以降紹介していきたいと思います。

はい、では今回はこのくらいで以上とします。たった2個の小技ですが大きなものだと思います。これからもまだまだ小技を紹介していきたいと思います!
(なんか、たった2個でながくなっちゃいましたので、他は次回以降で!(笑))

最後まで読んでくださった方、ありがとうございました。エクセル、いや、パソコンはまだまだ追及できます!新人エンジニアの人や、新人ビジネスマンの人も、
もっとこうやったらいいんじゃないか、速いんじゃないか?
というのを常に探しながら作業してみてください。
その時点で成長が始まっていると思います。

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